Keskikokoinen perheenyhdistämisesi: suunnittelun tarkistuslista | parempia koteja ja puutarhoja

Perheenyhdistäminen on hieno tapa koota perheesi yhteen, vaikka se kasvaisi ja muuttuisi. Se on tilaisuus juhlia perheen historiaa, viimeaikaisia ​​saavutuksia ja uusia lisäyksiä. Olipa kyse piknikistä puistossa, rantapuolella sijaitsevasta grillauksesta, valtion puiston kokoonpanosta tai jonkun kodin kokoamisesta, oikein suunniteltu yhdistäminen houkuttelee kaikkein syrjäisimmät perheenjäsenet iltapäivälle hauskanpitoon auringossa.

Jos suunnittelet perheenyhdistämistä noin 100 henkilölle, kannattaa aloittaa suunnittelusi noin kuusi kuukautta etukäteen, jotta voit kerätä kiinnostusta ja saada joitain varajäseniä auttamaan sinua poistamaan sen. Tässä on tarkistuslista, joka auttaa sinua ja perhettäsi pääsemään alkuun!

6 kuukautta ennen

Ennen kuin suunnittelu voi alkaa tosissaan, sinun on selvitettävä kuka haluaa osallistua tapaamiseen. Lähetä perheen kysely sähköpostitse saadaksesi mielenkiinnon, saada käsityksen siitä, kuinka monta ihmistä osallistuu, ja selvittää, mitkä päivämäärät ja sijainnit toimisivat parhaiten. Sinun tulisi kysyä myös budjetista, jotta tiedät kuinka paljon rahaa ihmiset ovat valmiita käyttämään tapahtumaan. Yritä antaa vaihteluväli henkilöä kohden, jotta ihmisten olisi helppo ymmärtää sitä. Suunnittele ilmainen kysely ilmaisen kyselyn avulla, kuten Survey Hero, ja jaa linkki perheenjäsenten kanssa. Verkkotutkimuksen asettaminen auttaa järjestämään vastauksia heti kun he tulevat sisään.

Nyt on myös aika päättää, tapahtuuko yhdistäminen perheenjäsenen kotona vai toisessa paikassa. Kotimaissa pidettäviä tapaamisia isännöi usein perheen matriarkka tai patriarkka, etenkin kun isoäidin kotona on ollut vahva rooli perhehistoriassa. Upeat joulujuhlat, satunnaiset työpäivän grillit ja jopa valmistumisjuhlat voivat olla loistava tilaisuus kerätä kaukaisia ​​sukulaisia ​​ja kauan kadonneita perheenjäseniä saman katon alle. Jos tilaasi on vähän, voit harkita perheenyhdistämistä "avoimessa talossa", johon ihmiset voisivat tulla ja mennä koko päivän. Olitpa isännöimissä kokousta tai isoäiti, varmista, että sinulla on apua. Pyydä joitain luotettavia tädit kokkiin ja innostuneita serkkuja toiminnan järjestämiseen. Tai, jos budjetti sallii, palkata ateriapalvelu pitopalveluna täydentämään kotileivottuja ateriasi ja pitämään juoma juoksevana.

Jos perheenyhdistäminen tapahtuu muussa paikassa kuin perheenjäsenen kotona, kukaan perhe ei ole vastuussa kaikista järjestelyistä. Tehtävät voidaan jakaa laajalle perheryhmälle helpottaen osaa suunnittelustaakasta. Se voi myös antaa sinun majoittaa enemmän ihmisiä kuin yhden henkilön koti voi. Ja matkustaville perheenjäsenille sijainti muilla virkistystoiminnoilla voi antaa heille mahdollisuuden muuttaa yhdistämisestä täysipainoiseksi perhelomalle, hyödyntäen suurimman osan matkustusdollarista.

5 kuukautta ennen

Pyydä apua ja kerää yhdistämissuunnittelukomitea yhteen. Sinun on löydettävä luotettavia ja innostuneita sukulaisia, jotka voisivat hoitaa:

• Paikan etsiminen tapahtumalle. Jos et tapaa perheenjäsenen kotona, sinun on alkaa etsiä sijaintia. Auttajasi on tutkittava paikkoja, jotka vastaavat erilaisia ​​kiinnostuksen kohteita, ikätasoa, fyysisiä kykyjä ja taloudellisia resursseja. Valtameren tai järven rantapuistot ovat ihanteellisia; Sekä vettä että maata on tekemistä - toimintaa, joka pitää lapset kiireisinä ja oleskelumahdollisuuksina aikuisten rannalla. Monilla loma-alueilla ja valtion puistoissa on "kohdepäällikkö", joka voi auttaa sinua kokoontumisen yksityiskohdissa. Katso suosituksemme 10 upeaan perhejuhlapaikkaan ideoiden herättämiseksi.
• Ruoka keksiminen tapahtumaa varten. Jos suunnittelet potukkaa, jonkun on määritettävä valikko ja osoitettava ruokia ja muita ruokia kuhunkin perheeseen. Niiden on ehkä myös järjestettävä ylimääräisiä keitto- ja / tai grillausmahdollisuuksia sijaintiin. Tai jos et aio käsitellä kaikkia ruokia itse, auttajasi täytyy löytää ateriapalvelu.
• Koristeet, kutsut ja kyltit. Yhden henkilön painottaminen painotuotteisiin auttaa varmistamaan tapahtuman yhtenäisen teeman.
• Aktiviteetit ja viihde. Urheilullinen sukulainen voi ottaa vastuun lentopalloverkosta, suunnitella pelejä lapsille ja varmistaa, että musiikki on peitetty. Krokettia, sulkapalloa ja lentopalloa ovat kaikki hienoja ryhmäaktiviteetteja ulkona. Tai pyydä serkkua luomaan pelihuone lapsille ja suunnittelemaan lautapelejä ja muita aktiviteetteja pitämään lapset kiireisinä.
• Perhehistoria. Sukupuun kokoaminen on hieno tapa sisällyttää perintösi tapahtumaan. Voit myös harkita pienen perhelehden luomista korostamaan viimeaikaisia ​​perhetapahtumia, erityisiä tosiasioita ja historiaa.
• Valokuvaus ja / tai video. Haluat tallentaa tämän tapahtuman jälkipolville. Harkitse verkkovalokuva gallerian perustamista, jossa jokainen voi jakaa valokuvansa tapahtuman jälkeen, tai luoda tilin online-valokuvakirjapalvelun avulla, jossa voit luoda valokuvallisia lomalle osallistujille.
• Siivota. Pyydä useita ihmisiä tästä massiivisesta tehtävästä!

Harkitse vapaaehtoisten hallintaa sellaisella työkalulla kuin Kirjautuminen Genius, jonka avulla voit pyytää vapaaehtoisia ja lähettää ryhmäviestejä ja tehtävämuistutuksia turhauttamatta postilaatikoitasi.

Sinun tulisi myös keskustella budjetista suunnittelutiimisi kanssa. Määritä alustavasta kyselystäsi saamasi palautteen perusteella työbudjetti, jotta voit pitää kustannukset kurissa.

4 kuukautta ennen

Toivottavasti valiokuntanne on tehnyt kotitehtävänsä! Suunnittele seuraavien tehtävien suorittaminen neljä kuukautta ennen perheenyhdistämistä:

• Viimeistele päivämäärä ja sijainti. Ota selvää, mitä palveluita on saatavana: juomavesi, uima-allas, grillausmahdollisuus, pukuhuoneet, sisätilat (sadetta käytettäessä), piknikpöydät ja niin edelleen.
• Keskustele teemoista ja mahdollisesta aikataulusta.

Viimeistele suunnitelmat yhdistämissuosikkeista ja muistoesineistä. Olipa kyse videosta, sukuhistorian esitteestä tai t-paitoista, perheenjäsenet haluavat jotain muistaaksesi tämän suurenmoisen tapahtuman. Katso Kuinka koota täydellisen perheenyhdistämisen tervetuliaislaukku. Pyydä taiteellista perheen jäsentä suunnittelemaan T-paita, hattu, villapaita tai muu henkilökohtainen vaatekappale. Pyydä komitean jäsentä antamaan sukututkimukset siitä, mitä sukupuunäytölle tai videolle tarvitaan, jotta olet valmis esittämään tämän perheenjäsenten pyynnön.

3 kuukautta ennen

Kun tapahtuman päätiedot ovat paikoillaan, on aika saada sana virallisesti julki ja alkaa lukita päivän yksityiskohtia.

• Lähettää kutsuja. Voit käyttää Eviten kaltaista verkkopalvelua kutsujen lähettämiseen tai lähettämiseen sähköpostitse tai perinteisellä postitse. Joka tapauksessa sinun tulisi sisällyttää seuraava:

Valmiit ajat, sijainnit, kartat, ajo-ohjeet, kustannukset ja tapahtumaohjelma.

Ilmoittautumisvaihtoehto tietyille aktiviteetteille tarvittaessa.

Tehtävät sukulaisille, jotka ovat vapaaehtoisesti tuoneet ruokaa tai muita esineitä.

Pyyntö valokuvista ja / tai tarinoista, jotka sisällyttäisit perheen historiaan tai videoon.

Sisällytä RSVP-päivämäärä sekä sähköpostiosoite, puhelinnumero tai postiosoite, johon he voivat vastata. Pyydä perheenjäseniä toimittamaan majoitus- tai saapumistiedot tarvittaessa.

Seuraa vapaaehtoisten kanssa ja suorita tehtävät tarpeen mukaan.

Aikataulutapahtumat ja aktiviteetit. Suojaa ammattilaisia ​​tai toimipaikkoja toimintoihisi tarvittaessa. Varaa esimerkiksi softball-kenttä tai palkata matkaoppaita tai jooga-ohjaajia. Jos tapaaminen tapahtuu jonkun kotona, kysy sukulaisilta tai paikalliselta paikkakunnalta, voitko lainata ulkoiluurheiluvälineitä tai -pelejä pelihuoneelle. Harkitse television ja videonauhurin tai DVD-soittimen pitämistä pelihuoneessa sekä ikäystävällisiä videoita, jotta lapset viihdyttäisivät, kun kaikki tarvitsevat jonkin aikaa seisokkiaikaa.

Osta esineitä, joita tarvitset käsityötoimintaan.

Aikataulu ja suunnitelma ateriat.

• Luo luettelo kaikista aterioista, joita syöt tai tarvitsemasi ruoka.
• Anna kullekin sukulaiselle yksi ruokaesine. Hyödynnä heidän ruoanlaitto-erikoisuuksiaan, kuten May-tätin perunasalaattia tai Cousin Lynnin mustikkapiirakkaa.
• Rento buffet on luultavasti paras tapa kodin tapaamiseen yksinkertaisesti siksi, että sen avulla ihmiset voivat syödä vuorossa. Tämä on myös ihanteellista, jos istumapaikkoja on rajoitetusti.
• Jos aiot palkata catering, nyt on aika turvata heidät. Jotkut ateriamuonituslaitokset yksinkertaisesti hallitsevat keittiötä, varmistavat, että buffet täytetään ja pitävät juoman virtaavan, joten voit nauttia juhlista.
• Ota yhteyttä ravintoloihin nähdäksesi, majoittuvatko ne suuriin ryhmiin, ja tee tarvittaessa varauksia.

2 kuukautta ennen

Asiat alkavat kasvaa ja hauska on lähellä! Pysy näiden organisaatiotehtävien päällä ja olet hyvässä kunnossa.

• Seuraa osallistujan tietoja. Aloita luettelo niistä, jotka ovat vahvistaneet osallistumisensa, missä he oleskelevat ja milloin he saapuvat. Jos käytit Eviten kaltaista online-järjestelmää kutsujen lähettämiseen, se seuraa RSVP-pisteitä. Pidä Google Sheet tai Excel -dokumentti kaikilla muilla tiedoilla vastausten tullessa mukana.
• Varaa vuokralaitteita, kuten koroke, mikrofoni, pöydät tai tuolit.
• Vahvista ravintolavaraukset ja anna viimeisin vieraan arvio.
• Tee lopullinen ostoksia.

Käsityötarvikkeet

Koristeet

Suosii, henkilökohtaisia ​​T-paitoja, kertakäyttöisiä kameroita tai muita esineitä, jotka aiot luovuttaa tapaamisen yhteydessä.

Tilaa kopioita sukuhistoriasta tai videosta.

1 kuukausi ennen

Kuukauden tehtäväluettelosi ensimmäiset tehtävät, joilla on 30 päivää aikaa ennen yhdistämistä, vain vahvistavat jo olemassa olevien suunnitelmien yksityiskohdat.

• Vahvista sukulaisten kanssa, jotka tuovat ruokaa tai muita tarvikkeita.
• Vahvista kohtaamispaikat.
• Vahvista toiminta.
• Vahvista nukkuminen.

2 viikkoa ennen

Nyt on aika ilmoittautua vapaaehtoisilta, joille on annettu erityistehtäviä vahvistaaksesi ajat ja lopullisten vieraiden lukumäärä.

• ateriat

Ota tarvittaessa yhteyttä ravintoloihin viimeisten vieraiden määrällä.

Tilaa kylmäleikkureita, kakkua tai muita juhlatiloja paikallisesta ruokakaupasta tai leipurista.

Ota tarvittaessa yhteyttä pitopalveluun viimeisten vieraiden määrällä.

myyjät

• Vahvista yksityiskohdat valokuvaajalla / videograafilla
• Vahvista yksityiskohdat muiden palveluntarjoajien, kuten toimintojen vetäjien tai matkaoppaiden kanssa

Koristeet ja merkinnät

• Osta viime hetken koristeita ja tarvikkeita.
• Luo merkkejä ja bannereita.

Siivota

• Vahvista vapaaehtoiset
• Suorita järjestelyt lahjoittamaan jäljellä olevaa ruokaa paikalliselle suojelle tai ruokakomeroon

2 päivää ennen

• Tarkastele tapaamisen yksityiskohtia komiteoiden kanssa.
• Ota vuokralaitteet, kuten tuolit, pöydät jne.
• Valmistele loppumaksut ja vinkit kaikille ammattilaisille ja auta palkkaamaasi, kuten ateriapalvelu ja odota henkilökuntaa. Laita nämä yhteen erillisiin kirjekuoriin, jotta voit jakaa ne nopeasti tarpeen mukaan koko tapahtuman ajan. Muista, että voit lähettää lisävinkkejä myöhemmin, jos niiden suorituskyky oli poikkeuksellinen. Muutoin 10–15 prosentin kärki on tavanomainen, jos sitä ei sisälly heidän lataukseensa.

Edellisenä päivänä

• Asenna ja koristele.
• Mene nukkumaan!

Kokoonpanon jälkeinen aika

Tapahtuman jälkeen sinulla on vielä muutama hoidettava yksityiskohta. Sinun on 2 viikon kuluessa tapahtumasta:

• Kirjoita kiitoskirje erityisille osallistujille, sukulaisille, jotka lahjoittivat aikaa ja rahaa, sekä kaikille muille ihmisille, jotka auttoivat tapahtuman onnistumisessa.
• Lataa valokuvat online-valokuvapalveluun. Jos otit kuvia itse, lataa kuvat sivustoon, kuten Shutterfly tai Snapfish. Muutamassa viikossa voit jakaa linkin osallistujien kanssa ja myös pyytää heitä lisäämään heidän valokuvansa luomaan albumiin, jotta muut perheenjäsenet voivat ostaa kopioita kuvista. Kaikkien valokuvien sijoittaminen yhteen paikkaan mahdollistaisi myös luomisen valokuvakirjan, jonka muut voivat tilata, sekä muistion tapahtumasta.

Lahjoita tai jaa jäljellä olevia suosikkeja, koristeita, sukuhistorian esitteitä ja niin edelleen.

Pidä 4 viikon kuluessa tapahtumasta seuraavat:

• Seuraa videokuvaajan ja valokuvaajan kanssa saadaksesi selville milloin materiaalit ovat valmiita jakelua varten.
• Lähetä sähköposti tai massapostitus kaikille osallistujille, tee yhteenveto juhlallisuuksista, kiittää heitä osallistumisesta ja kertoa heille, mistä he voivat ostaa valokuvia, videoita tai muita seurantatarvikkeita tapahtumastasi.